직장인 문서정리 꿀팁

문서의 혼란스러움을 줄이고 생산성을 높이는 첫 단계는 효과적인 폴더 정리에 있습니다. 폴더를 단순하게 만드는 것은 중요하지만, 그렇다고 무작정 생성하는 것은 또 다른 문제를 야기할 수 있습니다.

그래서 이제부터는, 분류의 기본적인 원칙을 통해 폴더를 구조화하는 방법에 대해 알아봅시다! 나아가 직장인들이 쉽게 이용할 수 있는 문서정리 소프트웨어도 추천해드리도록 하겠습니다!

 

 

 

 

1. 최상위 폴더 생성

 

가장 먼저 할 일은, 작업을 크게 분류하여 최상위 폴더를 만드는 것입니다. 이 폴더는 프로젝트, 태스크, 업무 외 문서 등에 따라 나뉘어질 수 있습니다. 폴더명은 너무 전문적으로 지어야 할 필요는 없습니다. 가장 중요한 것은 '나'가 보기에 편리하다는 것입니다.

 

또한 폴더의 중요도에 따라 넘버링을 활용하여 정렬시키는 것도 좋습니다. 예를 들어, 자주 사용하는 폴더는 앞에 001, 002 등의 숫자를 붙여 최상위에 위치시키고, 상대적으로 중요도가 낮은 폴더는 999 등의 숫자를 붙여 하위에 위치시키는 방법입니다.

 

2. 세부 폴더 생성 및 관리

 

세부 폴더의 경우, 주기적으로 작성해야 하는 보고서나 업데이트가 자주 이루어지는 문서에 대해서는 기간별로 분류하는 것이 효과적입니다. 예를 들어, '2021-02', '2021-03' 등과 같이 폴더를 만들어 문서를 관리할 수 있습니다.

 

임시폴더는 특히 관리를 잘 해야 합니다. 임시폴더 내 문서는 쉽게 쌓이게 되며, 삭제 주기를 정해 놓지 않으면 나중에 한꺼번에 삭제할 때 어떤 파일을 지워도 되는지, 백업은 했는지 헷갈리게 될 수 있습니다. 따라서 주기적으로 "파일 정리의 날"을 정하여 종료된 파일, 중복되는 파일, 불필요한 파일 등을 한꺼번에 정리하는 것이 좋습니다.

 

3. 업무 외 폴더

 

개인 업무 외 폴더는 자신만의 정보를 정리하는데 필요합니다. 개인적으로 정리한 문서, 프로젝트 외적으로 지시받은 업무, 연말정산 서류 등 업무 외적으로도 생기는 문서가 많기 때문에 이를 효과적으로 관리하기 위해서는 개인 폴더가 필요합니다.

 

4. 네이밍 규칙

 

협업을 위해 공유되는 파일은 원본의 명칭을 따라야 합니다. 그러나 개인적인 파일은 다음과 같은 네이밍 규칙을 활용해 보세요:

 

업무 구분_프로젝트명_문서명_버전_날짜_작성자

 

예) SW_1차 프로덕트_DB연동_v0.1_220709_토글

 

버전 관리의 경우, 저희 회사는 v0.1로 시작해 마이너하게 수정할 때는 v0.2, v0.3으로 올라가며, 최종 확정이 되면 v1.0, v1.1 등으로 올라갑니다.

 

여러번의 수정을 거친 문서의 최종 버전을 찾기 어려운 경우에는, 최신 문서만 제외하고 나머지는 'old' 폴더에 넣어두는 것을 추천합니다.

 

폴더 정리는 깔끔하고 단순한 것이 가장 중요합니다. 필요한 최소한의 문서만 잘 보이도록 정리하면 문서를 찾느라 헤매는 일이 없을 것입니다.

 

5. 문서정리 소프트웨어

 

이제 어떻게 할지 알겠지만, 막상 이제와서 시작하려니까 너무 많은 파일들에 어디에서부터 시작해야할지 막막하시다구요?

 

그런 분들을 위한 소프트웨어가 존재합니다. 바로 최근에 만들어진 토글이라는 앱인데요, 본인의 계정을 직접 앱에 연동한 후, 연동된 모든 계정 내 데이터들을 한 번에 검색할 수 있도록 만들어졌다고 합니다.

 

 

 

여러분의 시간을 더 효율적으로 활용하기 위한 문서 정리! 귀찮더라도 시간을 투자할 가치는 충분히 있다는 거! 그럼 다음에 만나용